Introdução
Este case apresenta um projeto de otimização de templates para diagramadores de conteúdo EaD universitário. Através de um processo de pesquisa e melhorias estratégicas, buscamos reduzir o tempo de diagramação, minimizar erros e aumentar a eficiência dos profissionais envolvidos. Aqui, detalho os desafios encontrados, as soluções implementadas e os resultados obtidos.
Contexto
O desafio era otimizar o fluxo de trabalho dos diagramadores de conteúdo EaD universitário. O modelo existente tornava o processo lento e suscetível a erros, impactando prazos e qualidade final. A maior reclamação dos stakeholders era a demora no processo da diagramação.
O objetivo do projeto foi criar um template educacional mais intuitivo e eficiente, reduzindo o tempo de diagramação e aumentando a satisfação da equipe e dos stakeholders.
Pesquisa
Para entender as falhas do modelo e identificar as necessidades dos diagramadores, optamos por usar a pesquisa qualitativa, combinando entrevistas com os usuários (que, nesse caso, eram os diagramadores) e observação do processo de diagramação em tempo real, analisando o fluxo de trabalho e os pontos de fricção.
Focamos em entender os pensamentos que surgiam durante as diagramações e como eles utilizavam o template já existente.
Descobertas Principais:
Demora excessiva: o processo era moroso e pouco eficiente.
Ajustes manuais constantes, gerando inconsistências visuais.
Processo repetitivo, exigindo a inclusão manual dos mesmos elementos diversas vezes.
Pouca informação visual, dificultando o trabalho de designers (que costumam ser motivados pela parte visual).
Falta de instruções claras, resultando em dúvidas e interrupções.
Confusão entre modelos de disciplinas, levando a erros e retrabalho.
Solução
Com base nas descobertas, implementamos soluções focadas na eficiência e padronização:
Informações visuais detalhadas: inclusão do código HEX e tamanho da fonte embutidos no modelo. Objetivo: fixar o código da cor na mente do diagramador, evitar erros e garantir a identidade visual dos materiais.
Ferramentas de automação: alinhamento e distribuição automática de elementos. Objetivo: reduzir o tempo gasto em ajustes manuais e otimizar o fluxo de trabalho.
Padronização visual: unificação da linguagem gráfica entre diferentes projetos de diagramação. Objetivo: garantir a consistência visual e fortalecer a identidade da marca.
Guia de instruções claro e intuitivo: explicação simplificada do uso do template, com exemplos e dicas práticas. Objetivo: reduzir dúvidas, evitar interrupções e facilitar o uso do modelo.
Otimização do fluxo de trabalho: criação de um sistema de organização de arquivos mais intuitivo, com pastas e nomes padronizados. Objetivo: facilitar a localização dos modelos e agilizar o processo de diagramação.
Métricas
As melhorias implementadas geraram resultados significativos, como:
Redução do tempo de diagramação em 150%.
Diminuição de erros e retrabalho em 60%
Aumento da satisfação dos diagramadores em 96%.
Melhoria na qualidade visual e consistência dos materiais.
Pode parecer um número exagerado, alto demais para um projeto simples. Mas esse resultado foi por conta da implementação da experiência do usuário que nunca existiu nesses modelos que eram utilizados.
Esse número consegue demonstrar claramente a diferença entre um produto com e sem a aplicação de UX.
Próximos Passos
Coleta de feedback contínuo dos diagramadores para identificar novas oportunidades de melhoria.
Investigar a possibilidade de automatizar outras tarefas repetitivas, caso ainda existam ou passem a existir.
Avaliar a criação de novos templates para atender a demandas específicas.
O que eu faria de diferente hoje?
Se fosse refazer hoje, utilizaria uma linguagem ainda mais simples e intuitiva nos textos instrucionais, abrangendo também novos diagramadores e reduzindo o tempo de treinamento deles.
